受注処理とは？基本的な流れとアウトソーシングのメリットについて

受注処理には多くの作業があります。流れに沿って、それぞれ解説します。

受注処理では、まず顧客の注文を受注し、システム内に受注データが取り込まれ、注文書を生成します。
1日の締め切り時間までの受注を当日分の受注として処理するケースが多いです。

受注分の入金が完了しているか、決済状況の確認を行います。
具体的には振込名義や案件名、入金日、請求金額と振込金額が一致しているかなどを確認します。
同じ振込名義から複数の案件に振込されている場合は、まとめて振込されているのか個別に振込されているのかなどをチェックする必要があるため、手間がかかります。

受注しても、未入金状態が一定期間続いたら、受注と決済のキャンセルをする必要があります。
キャンセル処理をしないと、いつまでも保留状態になってしまい、売上管理に支障が出るので、自社で決めた期間を過ぎても未入金状態であればキャンセル処理をしなければなりません。

受注に応じて発生した問い合わせや返品交換、クレーム対応など、顧客からの電話・メールに対応をするほか、支払い状況の確認をするケースもあります。

最近はチャットやLINEで対応を受け付けている企業も珍しくありません。
なるべく早く対応することが顧客満足度向上につながり、売上向上にも貢献します。

受注から入金まで確認でき、特にトラブルがなければそのまま発送準備に入ります。
自社以外から取り寄せる場合は商品をメーカーから入荷し、注文数分の入庫・保管・出庫を進めていきます。

注文を受けて入金も完了した段階で、注文変更やキャンセル依頼が入ることもあります。
発送する前であれば変更やキャンセルが可能なので、速やかに対応します。
発送してしまうと対応できなくなるので、スムーズな情報伝達と連携が欠かせません。

発送準備が完了したら、発送作業に入ります。
商品は出庫された後、不備がないか検品し、顧客に渡せる状態に梱包してから出荷され、配送会社へと引き渡されます。
倉庫スタッフがスムーズに発送作業を行えるように、なるべく工程をシンプルにしたり、マニュアルを作ったり、注意事項を共有したりして仕組み化するのがポイントです。

配送作業では、配送データの作成・送付も行われます。
それによって、受注した商品がきちんと配送されたか確認することができます。
システムで自動化すれば一元管理できるようになり、運営もスムーズになって業務改善につなげられます。
顧客も発送完了通知を受け取ることで信頼と安心を得られるでしょう。

発送まで完了したら、売上処理をします。
企業によって売上を計上する基準はさまざまで、出荷した段階で計上するケースもあれば、受け取り確認した段階で計上するケースもあり、自社の基準に応じて売上処理を行います。

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