受注管理について

受注管理について

通販やEC運営をしていく際にビジネスの入口となり、重要な役割となるのが「受注管理」です。
受注管理には具体的にどのような業務が存在するのでしょうか。
ここでは、業務の内容や流れについても解説します。

受注管理とは

本来、「受注管理」は消費者から注文を受ける業務のことを指します。
しかし最近では、注文を受けるだけではなく出荷管理まで行うことを意味しており、販売管理の一つとして扱われています。
さらに新規顧客の場合は見積もりを提示したり、取引契約の締結も受注管理の業務に含まれることがあります。

受注管理の業務内容と流れ

次に、受注管理業務の流れを説明します。

・見積もりを作成
顧客から注文内容を作成して、見積もりを作成します。
取引実績や取引内容、発注された商品の数量にあった金額を設定していきます。
競合企業がある場合には、複数回わたって見積もりを作成することもあります。

・契約締結
見積もり金額に顧客の同意が得られ、取引条件の確認が取れたら、契約締結を行います。トラブルを防ぐために、締結前に商品の保証期間や納期、支払い方法、支払日などをよく確認しておきます。

・注文内容の登録
契約が締結され注文が確定したら、確定した注文内容を登録します。
登録情報は、在庫管理部門や生産部門の担当者に共有され、出荷準備が始まります。
初受注の顧客であれば、顧客情報の管理・登録も行います。

・在庫確認と納期の連絡
注文を受けた分の在庫があるか確認し、在庫があった場合には出荷に向けて動きます。
在庫がなかった場合は、生産部門と連携して在庫を拡充します。
顧客に納期はいつになるのかを連絡するなど、丁寧に対応することで信頼アップにつながります。

・受注伝票と注文請書を作成する
納期の確定後、商品や納品伝票を記載した受注伝票と、注文内容を受領したことを報告する注文請書を
作成します。
受注伝票は、注文内容を基に作成して自社に保管しましょう。
注文請書の作成は必須ではありませんが、トラブル防止のために作成すると良いでしょう。

受注管理の重要性

受注管理は、顧客と在庫管理・生産部門をつなぐ重要な役割です。
顧客から誤りなく受注をし、在庫や生産部門に指示を出すという工数が多く、ミスが許されない業務です。
そういった中で、近年では受注管理の業務全般を受注管理システムで行うケースも増えてきました。
システム化することで一貫して効率よく進められるだけでなく、ミスも事前に防いでくれます。

受注管理が難しい理由

受注管理が難しい理由

重要な役割である受注管理。
しかし、さまざまな理由からうまくいかないことがあります。
ここでは、受注管理が難しい理由を4つ紹介します。

まず、忙しさのあまり、受発注業務が煩雑になることがあります。
上記で紹介したように受注管理・発注管理には作業フローが多いため、効率的に行うには担当者間での分担や連携が必要になります。

次に、受発注の窓口が増えるためにリソース配置が難しいことが挙げられます。
受発注を電話やFAXで行うには専門の担当者の配置が必要ですし、Webで受発注のシステムを行うには専門部署の協力を仰ぐ必要があります。
しかしながら、窓口が多いことでリソース配置の対応が追いつかないことも。
受発注の方法が変化する中で、そういったリソース配置に苦戦する企業も多いかもしれません。

さらに、受発注に多くの人員を割いてしまったがために、ほかの業務を行う人員が不足する企業もあります。これでは、事業の発展につながりません。

最後に、受注から納品までのリードタイムが長引いてしまうという課題もあります。
受注から納品までは、さまざまな部署や担当者が関わっています。
受注管理から始まり、在庫管理、販売管理などの一連の担当者の連携をうまく取らなければ、納品が遅くなり、顧客に迷惑をかけてしまうのです。
これらの理由により、受注管理を難しいと感じている企業は多いことでしょう。

受注管理をアウトソーシングする必要性

ここまで紹介してきた通り、受注業務には多くのタスクが存在します。
取引先や受注件数が多い企業かつ担当者が少ない場合、これらをすべて自社で担当するのはなかなか骨の折れる作業です。

そこで、受注管理をアウトソーシングするのはいかがでしょうか?
受注管理を委託することで、自社では事業を拡大するために行うべき販売促進施策や新商品開発などに時間をかけることができます。

受注管理をアウトソーシングするメリット

受注管理をアウトソーシングすることで、第一に「社内のほかの業務にリソースを割けるようになる」というメリットがあります。
しかし、受注管理のアウトソーシングで得られるメリットはそれだけではありません。
それ以外にも、アウトソーシングするメリットは2つあります。

まず、自社で受注管理担当を雇うよりも低コストで受注管理をアウトソーシングできることが挙げられます。
受注代行会社の中には、低コストで中小企業にも対応している会社が多数あります。
部分委託が可能な会社もあるので、検討してみてはいかがでしょうか。

そして、プロの高い品質の受注管理を導入できるというメリットもあります。
受発注担当が足りないからといって採用を行うと、新入社員を教育するところから始まり、慣れるまでは生産性が上がらないことも多いでしょう。
しかし、アウトソーシングすれば、受注代行を専門で行なっている企業が対応するので、品質の高い受注管理を行うことができます。
効率的に業務が進められるだけでなく、ミスも少なくなることでしょう。

受注管理をアウトソーシングするデメリット

メリットが多い受注管理のアウトソーシングですが、いくつか留意しておくべきポイントがあります。

一つ目は、今後受発注のノウハウが社内にたまらないことです。
一度アウトソーシングを開始すれば、しばらくはアウトソーシングする形で業務を進めることになるでしょう。
また社内の情報が漏れてしまう可能性もあるので、規約をしっかり結ぶことで対策しましょう。

二つ目は、アウトソーシングを始めたばかりの頃はどうしても、やり取りが煩雑になり、ミスが生まれやすくなるということです。
そのため、最初の頃は「ミスが生まれやすい環境である」ということを自覚すると共に、うまく連携をとるためのルールや体制づくりを行っていくことが重要です。

受注管理だけでなく物流業務すべてをプロに任せることで

エスプールロジスティクスでは、受注管理も含めた「物流アウトソーシング」を提供しています。
受注管理だけでなく物流業務すべてをアウトソーシングすることで、自社との煩雑なやり取りも減少し、効率的に業務を進められることでしょう。
ぜひ物流のプロにご相談ください。